표준화된 PDF 기반 통합 기업 문서 관리 및 협업 솔루션 '어도비 애크로뱃'

기업의 전자 문서 환경 현황과 이슈                                                                 

국내 IT 전문 조사기관인 KRG(Knowledge Research Group)가 국내 주요 기업의 IT매니저들을 대상으로 실시한 ‘기업 경쟁력 강화를 위한 차세대 통합 문서 환경’ 연구에 따르면, 현재 국내 기업의 핵심 경영 이슈는 ‘비용절감과 내부 업무프로세스의 효율성 제고’로 나타났다.

사실 많은 기업들은 ERP, DW, CRM 등 기간 애플리케이션에 대한 투자는 물론, 비용 절감과 업무 효율성 제고 등과 같은 기업 현안 해결을 위해서 지속적으로 투자를 단행하고 있다. 하지만 이러한 전략 솔루션들이 하나의 표준화된 통합 문서 기반으로 연계되지 못해 새로운 문제를 야기하고 있다.

실제로 기업 중 66.4%은 현재의 기업 문서 환경에 문제점이 있음을 인식하고 있었다. 국내기업들은 현재의 기업 문서 환경의 많은 문제점에 노출되어 있으며, 전자화 이전과 다른 새로운 문제점이 대두되고 있는 상황이다. 이를 개선하기 위해서 기업들은 다양한 투자와 노력을 진행했다. 우선 표준화를 추진하기 위해서 각종 인증사업을 추진(ISO 9001, ISO14001, TL9000, TS16949 등)했다. 한편, 2006년 국내 기업 시스템 보안투자규모는 8200억 원을 넘어섰고, 기업 내 기업간 협업시스템 구축을 위해 투자되는 비용은 약 2조원, 기업의 문서관리 시스템 구축 및 데이터 아카이빙 구축비용 등 약 1000억 원 이상의 관리비용이 발생했다.

구체적으로 대부분의 기업들은 지속적인 투자에도 불구하고 표준화, 보안, 협업, 저장 및 통합 관리등 전자 문서 환경에 있어 많은 어려움을 겪고 있다. 기업 규모가 크고 업무 프로세스가 복잡할수록 기업의 통합 문서 관리의 중요성이 더해지고 있는 것이다.

기업 문서 환경에서 가장 큰 애로사항은 문서의 표준화 문제(29.5%)로 기업별로 표준문서의 규격화가 진행되고 있지만, 다량의 기업문서양식이나 상이한 포맷이 표준화의 장애요인요인으로 작용하고 있다. 또한 최근의 기밀유출사고는 DRM, 내부전산망 감시시스템 등 보안시스템에 대한 비용을 증가시켰다. 이와 함께, 대내외 문서기반의 커뮤니케이션 활성화와 협업을 강화하기 위해서 기업애플리케이션에 대한 투자까지 병행되는 추세다. 또한 디지털화의 진전으로 전자문서의 양이 기하급수적으로 증가함에 따라 문서관리, 아카이빙(Archiving)과 같은 추가적인 비용이 발생했다.

이는 전자문서간 포맷과 플랫폼의 차이로 인해 원활한 협업이 이루어지지 않거나 전자문서를 효율적으로 관리하고 공동 작업할 수 있는 적절한 도구의 부재에서 그 원인을 찾을 수 있다. 수없이 많은 정보가 생성되고 교환되는 현재의 기업 환경 속에서 어떻게 효과적으로 정보를 관리하고 커뮤니케이션 하는가는 기업 경쟁력에 직결되는 요소이기 때문에, 효율적인 전자 문서 관리 및 협업 솔루션이 기업들에게 주목 받고 있다.

이에, 국내 유수 기업을 비롯한 다양한 업체들이 문서를 PDF파일 포맷으로 변환시켜주는 ‘PDF 변환 프로그램’을 개발해 무료 보급하거나 PDF기능을 탑재한 소프트웨어를 개발하는 등 시장 경쟁이 심화되고 있다.

하지만 기업의 효율적인 전자문서 환경에 있어 PDF 변환은 이제 가장 기초적인 조건인 것이다. 사용자 별로 차별화된 문서 사용 권한을 부여하거나, 가장 신속하고 빠른 문서 협업, 문서 특성에 따른 효율적인 문서 관리 등의 보다 차원 높은 기능이 중요한 것이 현실이다. 특히 국내 주요 기업, 공공기관 및 교육 기관 등 어떤 분야를 막론하고, 문서의 보안 및 효율적인 문서 관리가 핵심 화두로 떠오르면서 이의 중요성에 대한 인식이 높아지고 있는 추세다.

효율적인 기업 전자 문서 환경 방향                                                         
기업들은 이제 전자문서 환경 개선을 위해 표준화와 보안, 협업, 저장 및 통합관리를 위한 기반을 다져야 한다.

먼저 기업의 다양한 포맷 문서와 데이터(doc, xls, hwp, tif, vsd, dwg 등)의 통합과 표준화 필요성이 대두되고, 업무프로세스와 기업문서와의 연계강화를 통해서 업무효율성 제고 노력이 가속화되고 있는 상황에서, 내부문서의 통합과 표준화 체계를 갖춰야 한다.

또한 전자문서가 종이문서에 비하여 손쉽게 위조, 변조, 훼손 또는 없어질 수 있어 보안에 취약하고, 내부 기밀 문서 유출사고가 빈번하게 나타나는 등 기업들이 DRM 등의 문서 보안 투자는 아직까지 낮은 수준인 상황으로 기업은 보안에 대한 투자 강화에도 나서야 한다.

이와 함께, 커뮤니케이션의 활성화와 내부-기업간의 협업에 대한 중요성이 점차 늘어나면서, 기업 내외부간의 협업 및 커뮤니케이션 활성화를 위한 투자가 진행되어야 한다.

또한 기업문서의 기하급수적인 증가로 데이터 관리/저장관리 등 효과적인 관리를 통합 비용절감 방안이 필요한 실정이다. 비용효율적인 기업문서관리 방안에 대한 기업들의 인식개선으로 문서 통합관리 수요는 지속적으로 늘어날 것으로 전망된다.

어도비, ISO 인증 국제 표준으로서의 PDF 시장 선도 – 어도비 애크로뱃, 단순 PDF파일로의 변환 툴을 넘어, 엔터프라이즈 필수 요소인 문서 보안 및 협업 기능으로 극대화된 생산성 노릴 수 있어…

이런 시점에서 전자문서 시장 선두주자인 어도비시스템즈의 ‘어도비 애크로뱃(Adobe Acrobat)’이 전자문서 기반의 온라인 업무 환경이 당연시된 현재, 많은 기업들의 관심을 모으고 있다.

전세계 1800여 개 파트너사들과 함께 개발하고 있는 ‘어도비 애크로뱃’은 비즈니스 전문가나 기술 전문가들이 전자 문서의 글로벌 표준이라고 할 수 있는 Adobe PDF 포맷 문서를 사용해 단순히 문서를 PDF파일로 변환하는 것을 넘어, 문서를 취합하거나 공유, 협업, 서식 작성 및 배포, 문서 보안 등, 다양한 전자 문서 업무를 애크로뱃 이라는 하나의 작업 환경에서 모두 가능하게 한다.

어도비시스템즈가 1993년 PDF(Potable Document Format)를 발표한 이후 지금까지, PDF는 가장 안전하고 신뢰할 수 있는 정보 교환을 위한 전세계 문서 표준으로 자리잡아 왔다. 특히 전자 기록물의 안전한 공유, 관리와 보관을 위해 전세계 정부 및 기업에서 PDF를 활용해 오고 있다. 1995년부터 어도비는 ISO의 표준화 프로세스에 기반한 기술 스펙의 개발에 참여해 왔으며, 특정 산업들을 위해 특화된 기능을 가진 PDF 를 표준화 하는데 노력해 왔다. 오늘날 문서 보관을 위한 PDF(PDF/A) 및 문서 교환을 위한 PDF(PDF/X)는 ISO 표준으로 인정받고 있으며, 엔지니어용 PDF(PDF/E) 및 범용 액세스를 위한 PDF(PDF/UA)는 표준으로 제안되고 있다.

또한, 어도비는 Adobe Reader라는 PDF파일 뷰어 프로그램을 개발한 이후 무료로 전세계에 5억2500만개 이상 배포하였고, 전세계 PC의 90% 이상에 설치가 됨으로써, 대표적인 문서포맷으로 정착시켰다.

어도비 애크로뱃을 통해 전자 문서 환경 개선시 얻을 수 있는 혜택                                            
PDF 포맷은 가장 보편적이고 호환성이 높은 표준화 문서이기 때문에, PDF기반의 표준문서의 채택은 기업의 원활한 업무프로세스를 지원하며, 높은 범용성으로 새로운 기업문서환경을 제공한다. 또한 PDF 기반의 새로운 기업문서환경은 기업시스템과의 업무와의 유기적 연계를 지원한다.

또한 높은 보안성은 기밀유출로 인한 피해를 방지한다. PDF문서의 높은 보안 수준은 기업기밀유출 우려를 감소시켜 잠재적인 위험과 피해를 최소화 할 것으로 기대된다. 특히 숨겨진 메타데이터의 관리 및 제어를 통해 기업 보안 수준을 한 차원 다르게 업그레이드할 수 있다.

이와 함께, 전자문서기반의 협업을 통해 업무생산성 향상에 기여한다. PDF문서에 탑재된 커뮤니케이션 툴들은 문서기반의 협업시스템 구축과 차세대 업무 환경 구현에 기여하여, 이전보다 진전된 협업 환경을 통해 기업의 업무생산성을 크게 향상시켜 준다.

특히 기업문서의 통합 관리를 통해 비용효율적인 기업 문서 관리 환경을 구축할 수 있다. PDF문서로 통합된 기업표준문서는 기업의 문서관리 비용을 획기적으로 절감시킬 것으로 예상되며, 이러한 기업문서관리의 효율화는 기업의 경쟁력 강화에 이바지할 것으로 기대된다.

국내 전자문서 적용사례                                                                    
실제로 범용성과 보안성이 높은 PDF문서의 적용 사례가 크게 증가하고 있다.

국내에서는 XML, PDF 등이 국제적인 범용표준 포맷의 활용을 권장하기 위하여 한국전자거래진흥원 표준 전자문서로 제정되었다. 또한 전자문서에 의한 종이문서의 대체 및 전자문서의 이용을 촉진하고, 전자문서의 효력을 광범위하게 인정할 수 있는 `공인전자문서보관소' 제도를 도입하여 전자거래기본법이 개정(2006년12월)되었다.

그리고 국가핵심기술 유출에 대한 처벌이 강화되고 대기업들의 보안이 강화되면서 R&D부분에서 PDF의 사용과 활용이 점차 증가하고 있는 가운데. 산업기술의 유출방지 및 보호에 관한 법률(2007년 3월)이 시행되고 있다.

국가기록원은 ‘전자기록물 영구보존’기술로 PDF/A(2006년6월)를 채택하여 기록물관리시스템’에서 영구보존 대상문서는 변환모듈을 통해 PDF/A포맷으로 변환하여 관리하고 있으며, 국회와 식약청, 건강보험, 국방 등의 공공기관에서는 보편적으로 PDF문서를 사용하고 있다.

‘어도비 애크로뱃 8 프로페셔널’의 주요기능은 다음과 같다.
다양한 포맷의 파일을 간단히 취합 – 어도비 애크로뱃 8 프로페셔널은 오피스 문서는 물론 스프레드 시트, 웹 페이지, 이미지, 멀티미디어 등의 원본 파일의 보안 설정과 디지털 서명을 그대로 살린 채 하나의 PDF 패키지로 취합된다.

양식이 있는 문서를 쉽고 빠르게 생성 – 어도비 애크로뱃 8 프로페셔널은 자동으로 양식 필드를 인식하여 인터랙티브 양식 문서를 만들 수 있으며, 문서 배포 및 데이터 수집까지 전체 업무 프로세스를 자동화할 수 있다. 이는 설문지를 비롯해 기업의 서식 문서를 쉽게 만들고, 이를 통해 필드 값을 아주 간편하게 취합하고 정리할 수 있다. 

편리한 협업 도구를 통해 전자 문서 검토 – 형광 펜, 포스트일, 텍스트 편집 도구와 같은 익숙한 검토 도구를 통해 주석을 추가하거나 공유가 가능하다.

감춰진 정보까지 영구 삭제할 수 있는 강력한 교정 도구 – 문서의 민감한 정보나 데이터를 감추고 싶을 때 교정 도구로 PDF 문서 상에서 바로 삭제할 수 있다. 이 기능을 활용하면 원본 문서를 따로 편집할 필요 없이 내용을 감출 수 있을뿐더러 보이지 않는 메타데이터까지 완벽하게 가릴 수 있다.

손쉬워진 이 메일 보관 – 아웃룩에서 선택한 폴더와 보관함을 자동으로 PDF 문서로 백업하여 보관할 수 있게 되었다. 첨부 메일까지 그대로 보관할 수 있을 뿐 아니라 받은 사람, 보낸 사람, 날짜 등으로 정렬도 가능하다.

워드 문서로 되돌리기 기능 – 애크로뱃 8 프로페셔널에서는 원본 Adobe PDF 파일의 레이아웃, 글꼴, 서식, 표 형식을 원본문서와 똑같이 유지하면서 워드 문서로 되돌려 편집할 수 있다.